Progiciel intégré de gestion des bâtiments (PROGIBAT)

Progibat : un logiciel de soutien pour la gestion de notre patrimoine immobilier 

Progibat est le Progiciel intégré de gestion des bâtiments conçu pour optimiser la gestion du patrimoine immobilier et mobilier géré par le MFWB et WBE. Il vise à centraliser et automatiser les processus liés à la gestion des bâtiments, des équipements, des contrats, des interventions et des projets, en s’appuyant sur une structure qui évoluera avec nos besoins métiers. L'objectif du projet est de constituer un référentiel unifié de nos bâtiments, afin d'en assurer une gestion centralisée.

Un progiciel en 5 modules

1. Gestion des actifs et maintenance

Ce module assure la gestion centralisée des installations techniques et des actifs (mobilier, équipements, etc.), ainsi que l’intégration d’une offre de maintenance globale. Il permet le suivi des interventions, la coordination des prestataires et l’historique des opérations de maintenance.

2. Gestion immobilière

Ce module est dédié à la gestion du parc immobilier du Ministère et de WBE en couvrant la gestion des contrats d’occupation (baux, locations), ainsi qu’à la liaison avec les parcelles cadastrales par exemple. Il inclut également des fonctionnalités pour la valorisation du parc immobilier, assurant une vision claire et actualisée du patrimoine.

3. Gestion des espaces et postes de travail

Ce module facilite la gestion des espaces en s’appuyant sur des plans techniques. Il permet de mesurer et d’optimiser l’utilisation des espaces, tout en offrant des outils pour réserver des postes de travail ou des salles de réunion.

4. Gestion des projets immobiliers

Ce module assure le suivi budgétaire et la planification des projets de travaux immobiliers. Il est interfacé avec SAP pour une gestion comptable optimisée, garantissant une traçabilité financière et administrative.

5. Gestion de l’énergie

Ce module est conçu pour capter et analyser les données de consommation énergétique, afin d’optimiser la gestion énergétique.

Simplification administrative pour nos bénéficiaires

1. Les agents et le MFWB

Une fois PROGIBAT à disposition, vous pourrez passer par un nouveau Portail qui vous permettra de signaler les incidents ou faire vos demandes d’intervention techniques dans vos locaux. Progibat sera l’interface de référence entre le demandeur et les services de la DGI. Chaque demande sera référencée et suivie en temps réels par nos agents. Chaque demande conduira à la création d’ordre d’intervention pour gérer et suivre les demandes.

Nos agents disposeront d’un logiciel de gestion moderne intégrant des données centralisées, des processus automatisés et un suivi des dossiers en adoptant une approche proactive dans la gestion des données. Progibat nous permettra non seulement de simplifier les tâches quotidiennes, mais aussi d’anticiper les besoins et d’améliorer la réactivité globale de nos services.

Le projet vise à réaliser des gains significatifs sur plusieurs plans : notamment une meilleure planification des interventions et des budgets, ou une amélioration dans la maintenance de nos bâtiments et installations. Par ailleurs, nous aurons accès à des tableaux de bord et rapports qui nous permettront de mieux piloter les prises de décision en permettant de se baser sur des données factuelles. L’objectif est, à terme, d’interfacer les données financières avec SAP  qui permettra un échange complet entre notre logiciel comptable et notre logiciel de gestion immobilière Progibat. Nous capterons également les données de consommation de nos gestionnaires de réseaux (GRD : Sibelga, ORES, etc.) ainsi que les données de facturations (Engie par exemple), ce qui nous permettra d’affiner notre stratégie d’amélioration de performance énergétique.

2. Nos prestataires

Ce logiciel facilitera notre collaboration avec les prestataires externes, notamment les régies de maintenance. Ces dernières pourront recevoir directement les ordres d’intervention via la plateforme, tandis que nos équipes pourront assurer un suivi en temps réel des demandes. L’atout majeur réside dans la centralisation des échanges : cette solution encouragera à éliminer les circuits parallèles (courriels, appels téléphoniques) en offrant une interface dédiée (et sécurisée via Cerbère), optimisant ainsi la transmission et le suivi des informations entre nos services et nos partenaires.

3. Nos publics externes

Nos bénéficiaires externes incluent l’ensemble des usagers de nos bâtiments, citons quelques exemples :

• Des membres des clubs sportifs ou associatifs qui utilisent nos infrastructures sportives (centres ADEPS, etc.).

• Des publics fréquentant les institutions placées sous la tutelle du ministère (IPPJ, maisons de justice, centres administratifs, etc.).

• Des familles qui accompagnent leurs proches dans ces lieux.

• Les établissements scolaires de Wallonie-Bruxelles Enseignement.

Progibat nous permettra d’offrir des espaces de meilleure qualité, que ce soit pour le travail, l’enseignement ou les activités culturelles et sportives, contribuant ainsi à la mission de la DGI qui est de mettre à disposition des infrastructures de qualité, adaptées aux besoins de leurs utilisateurs, en toute sécurité.

La DGI participe par ailleurs à d’autres projets de simplification administrative en cours de développement, notamment en ce qui concerne l’introduction de demandes de subventions.